Política de Tratamiento de Datos – Ley 1581

1. DATOS DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Los Responsables del Tratamiento de los Datos Personales a los que le son aplicables la presente Política de Tratamiento de Datos Personales son las organizaciones/sociedades que a continuación se relacionan: Vanti S.A. ESP identificada con NIT 800.007.813-5, GAS NATURAL CUNDIBOYACENSE identificada con NIT 830.045.472-8, GAS NATURAL SERVICIOS S.A.S identificada con NIT 900.225.341-8, SVanti Plus S.A.S. identificada con NIT 830.062.040-1, sociedades domiciliadas en Bogotá, GASORIENTE S.A E.S.P identificada con NIT 890.205.952 -7, GASNACER S.A. ESP identificada con NIT 804.000.551-3, sociedades domiciliadas en Bucaramanga con dirección electrónica: www.grupovanti.com y teléfono 307 8121 (Bogotá, D.C.) o 01 8000 942 794 (resto del país).
Para efectos exclusivos de esta Política, las organizaciones/sociedades previamente relacionadas, serán denominadas en adelante Vanti, bajo el entendido que cada una de ellas, mantiene su autonomía e independencia como Responsables y/o Encargado de Tratamiento de Datos Personales.

2. ALCANCE
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de las sociedades que integran Vanti cada una individualmente considerada como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales, tal como se mencionó antes.
En el desarrollo de sus actividades comerciales Vanti, ha diseñado la presente Política, la cual refleja los principios y reglas establecidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales con el fin de garantizar el derecho al Habeas Data de los Titulares de información personal.
Los Encargados de tratamiento de datos personales deberán dar cabal cumplimiento a la presente política.

3. APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO

Fundamentados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 – hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto único 1074 de 2015, que desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia, Vanti , ha implementado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales por la cual se regirán todas las áreas de la compañía y los terceros a quienes se encargue el tratamiento de datos Personales suministrados a Vanti, con el fin de respetar todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales y cumplir cabalmente con los parámetros establecidos en las normas mencionadas.


4. DEFINICIONES

ACCESO RESTRINGIDO: Vanti no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo sólo a las personas Autorizadas.
AVISO DE PRIVACIDAD: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por Vanti dirigido al Titular para informarle que le será aplicable la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la forma en que puede conocer su contenido, y qué finalidad se dará a sus Datos Personales.
BASE DE DATOS: Consiste en un conjunto organizado de Datos Personales que es objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Son facultativas las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento de los Datos Personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública. Son facultativas las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
CALIDAD DEL DATO: El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, Vanti deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.
CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los Datos Personales sólo serán ser Tratados por aquel personal de Vanti o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o terceros vinculados legal o contractualmente dentro de las finalidades previstas en la presente Política. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por Vanti para Tratarlos.
CONFIDENCIALIDAD: Vanti se compromete a tratar tal y como lo define el literal h) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial los Datos Personales de los titulares haciendo uso de los mismos, exclusivamente para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho Tratamiento. Vanti informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica, administrativa y humana necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Es aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Vanti actúa como Encargado Del Tratamiento de Datos Personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de un Responsable Del Tratamiento.

NECESIDAD: Los Datos Personales sólo pueden ser Tratados en la medida y durante el tiempo que la finalidad de su Tratamiento lo justifique.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Vanti actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, determine los fines y los medios esenciales del tratamiento de los datos. Para efectos exclusivos de esta Política, las organizaciones/sociedades previamente relacionadas, denominadas Vanti, mantienen su autonomía e independencia como Responsables del Tratamiento de Datos Personales.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales, previa autorización, informada, clara y expresa son objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice Vanti o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la empresa tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.

TRANSMISIÓN: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de Vanti.

OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la persona dentro de Vanti, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Tratamiento de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Presidente de cada una de las empresas.

La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario dentro de la compañía.


5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales deberá obedecer a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular del dato, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales, la que en todo caso se encuentra publicada en la página web: http://www.grupovanti.com/co link: http://www.grupovanti.com/co/1297104539727/aviso+legal. La finalidad particular del Tratamiento de un Dato Personal se informará al Titular del Dato Personal al obtener su Autorización. De manera general, las principales finalidades del Tratamiento de Datos Personales por parte de Vanti, son pero no se limitan a:
1) Realizar todos los procesos necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias en relación con los empleados de Vanti.
2) Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema de Seguridad Social Integral.
3) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de Vanti.
4) Cumplir los procesos internos de Vanti en materia de administración de proveedores y contratistas.
5) Crear bases de datos de acuerdo a las características y perfiles de los titulares de Datos Personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley.
6) Mantenimiento, desarrollo y gestión de la relación precontractual, contractual y poscontractual que mantiene el titular de los datos con Vanti en Colombia.
7) El suministro de los datos a las empresas pertenecientes a Vanti para el envío de comunicaciones comerciales de sus productos, beneficios y ofertas.
8) El suministro de los datos a terceros colaboradores quienes prestan, entre otros, servicios exequiales, de salud, hogar, seguros, recreación y alimentación para el envío de comunicaciones comerciales de sus productos, beneficios y ofertas.
9) La transferencia y/o transmisión internacional de sus Datos Personales para poder garantizar la correcta prestación de los servicios a que nos hemos comprometido en el Contrato de Condiciones Uniformes.
10) Prestación de servicios públicos.
11) Realizar una gestión contable, administrativa, y fiscal para la facturación, cobros y pagos, gestión económica y económica, gestión contable, gestión fiscal de proveedores y clientes.
12) Establecer un histórico de relaciones comerciales, realizar fidelización de los clientes, realizar prospección comercial y encuestas de opinión.
13) Gestión de avisos de urgencias, gestión de reparaciones control de calidad y estadísticas varias.
14) Verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con proveedores, contratistas y terceros.
15) Atención y resolución de reclamaciones de clientes de la sociedad y atención de ofertas de servicios y productos.
16) Registro y gestión de ejercicios de derechos de los Titulares en materia de protección de datos.
17) Gestión de proveedores, gestión de cobros y pagos estadísticas, control de calidad, gestión de adquisición de bienes y servicios y control de instalaciones.
18) Adelantar las actividades propias del objeto social de las empresas Vanti y aquellas derivadas de la relación normal con un proveedor de bienes o servicios, contratistas o un tercero con quien celebra acuerdos de colaboración.
19) Gestión de recursos humanos, gestión de nómina, gestión de controles de calidad y productividad, gestión administrativa, gestión de pensionistas y jubilados.
20) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos.
21) Utilizar información de los empleados de las empresas Vanti (datos, fotos, videos) y la de la familia (incluida la de menores de edad) únicamente para circular internamente con fines informativos mediante boletines, intranet, etc.
22) Contribución activa y voluntaria de la compañía al mejoramiento social económico y ambiental.
23) Registro de entrada y salida de equipos de cómputo.
24) Seguridad y control de acceso a edificios.
25) Realización de la tarjeta personal que permite el acceso controlado a las instalaciones de las empresas de Vanti.
26) Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones del Responsables del Tratamiento, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del Responsable Del Tratamiento y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
27) Remitir información que pueda resultar de interés para el accionista o interesados suscritos, así como conocer y controlar la estructura accionaria de la sociedad a una fecha dada.
28) Presentar quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de contrato.
29) Prestar servicios entre las empresas Vanti.
30) Gestión de la documentación física de la compañía.
31) Envió de SMS a clientes para el ofrecimiento de productos y servicios, acciones de fidelización y recordar obligaciones.
33) Evaluación de productos, canales, servicio, precio, piezas y campañas.
34) Análisis de competitividad del producto, precio, servicio.
35) Conocimiento del cliente y análisis/evaluación de su experiencia.
36) Levantamiento de potenciales y segmentos.
37) Complementariedad con encuestas, estudios, investigaciones de alto nivel.
38) Las demás finalidades que determine Vanti en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley.

6. CATEGORÍAS ESPECIALES
6.1 DATOS PERSONALES SENSIBLES:

De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, sólo procederá la autorización para Tratamiento de Datos Sensibles cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
1) Que haya autorización explícita del Titular de los Datos Sensibles;
2) Que el Titular conozca que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información;
3) Que se informe al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
De igual forma, se podrá hacer uso y Tratamiento de ellos cuando:
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Teniendo en cuenta lo anterior y en virtud del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013 , se informa a todos los Titulares que en caso de Tratamiento de Datos Personales Sensibles, por tratarse de datos sensibles, no se está obligado a autorizar su tratamiento.

6.2 DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
-Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
-Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de Vanti, tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Vanti salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por Vanti o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales;
d) Acceder en forma gratuita, al menos cada mes calendario, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Vanti.
La revocación de la autorización o supresión de los datos personales, podrá solicitarse sobre la totalidad o parte de los datos que comprenden la autorización otorgada de que trata el presente documento de Política de Tratamiento de la Información.
f) Formular Consultas y Presentar reclamos escritos ante Vanti de conformidad con al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y con la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en los siguientes casos, entre otros:
1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
2. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Excepciones al Derecho de revocatoria de la autorización y/o la supresión de Datos Personales
Es importante aclarar a los Titulares de Datos Personales cuya información repose en las bases de datos de Vanti que el derecho de cancelación no es absoluto y se puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés.

Por tanto, ante una solicitud de cancelación, el dato se conservará para estas finalidades exclusivamente, debiendo excluirse su Tratamiento para cualquier otra finalidad.

8. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

8.1 PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS:
8.1.1 Derechos Garantizados:

Mediante el presente procedimiento, Vanti y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
8.1.2 Responsable de atención de consultas:
El Responsable de atender estas solicitudes será el Oficial de Protección de Datos Personales de Vanti quien recibirá y dará trámite a las solicitudes que se reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en la presente política.
8.1.3 Medios de Recepción de Solicitudes de Consulta:
El Titular o sus causahabientes podrá remitir su consulta a la Calle 71 A No. 5-38, Bogotá D.C., o al correo electrónico [email protected], y/o a través del portal http://www.grupovanti.com/co ingresando por el enlace “Oficina Virtual”, siguiendo los siguientes pasos: 1. Si no se ha registrado, regístrese. 2. Una vez registrado, haga “click” en la pestaña “Mis Peticiones”. 3. Escoja la póliza. 4. Haga “click” en “Realizar petición” y 5. En el campo “Comentarios”, envíenos su Solicitud
8.1.4 Plazos de Respuesta a consultas:
Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
8.1.5 Prórroga del plazo de Respuesta:
En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

8.2 PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS:
8.2.1 Derechos Garantizados mediante el procedimiento de reclamos:
a) Corrección o Actualización: Vanti y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de Corrección o Actualización.
b) Revocatoria de la autorización o Supresión de los datos Personales: Vanti y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de Solicitar la Revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo, se garantiza el derecho de presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la ley 1581 de 2012 o de la presente Política de tratamiento de datos personales.
8.2.2 Responsable de atención de Reclamos:
El responsable de atender los reclamos presentados por los titulares será el Oficial de Protección de Datos Personales de Vanti quien recibirá y dará trámite a los reclamos que se reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la ley 1581 de 2012 y en la presente política.
8.2.3 Medios de Recepción y Requisitos legales de los Reclamos:
El Titular o sus causahabientes podrán remitir su reclamación a la Calle 71 A No. 5-38, Bogotá D.C., o al correo electrónico [email protected], y/o a través del portal http://www.grupovanti.com/co ingresando por el enlace “Oficina Virtual”, siguiendo los siguientes pasos: 1. Si no se ha registrado, regístrese. 2. Una vez registrado, haga “click” en la pestaña “Mis Peticiones”. 3. Escoja la póliza. 4. Haga “click” en “Realizar petición” y 5. En el campo “Comentarios”, envíenos su Solicitud.
Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:
1) Identificación del Titular; 2) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; 3) Dirección del Titular y/o sus causahabientes y 4) Documentos que se quieran hacer valer.
8.2.4 Reclamaciones sin cumplimiento de Requisitos legales:
En caso que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.
8.2.5 Desistimiento del Reclamo:
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
8.2.6 Recepción de reclamos que no correspondan a la empresa:
En caso que Vanti reciba un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
8.2.7 Inclusión de leyenda en la base de datos:
Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, Vanti incluirá en la base de datos donde se encuentren los datos personales del Titular, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
8.2.8 Plazos de Respuesta a los Reclamos:
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
8.2.9 Prórroga del plazo de Respuesta:
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8.2.10 Procedimiento de Supresión de Datos Personales:
En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, Vanti, deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

9 DEBERES DE VANTI COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Cuando Vanti actúe como Responsable (que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos), cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados. k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. Vanti tendrá presente, en todo momento, que los Datos Personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

10 DEBERES DE VANTI CUANDO ACTUE COMO ENCARGADO
Sin perjuicio de lo contenido en la ley, son deberes de Vanti en calidad de Encargado del tratamiento, los siguientes:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos personales. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por el titular en los términos señalados en la presente ley. f) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley. g) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. i) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. j) Verificar la existencia de la autorización y su alcance. K) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


11 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES.

En caso que se envíe, transfiera o transmita datos dentro o fuera del país siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia o transmisión. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, Vanti deberá verificar que cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita transferir o transmitir sus datos personales.
En los eventos de transmisión de datos en los que no medie la autorización toda vez que se cuenta con un contrato en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, Vanti adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley. En especial establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que señalará: 1. Alcances del tratamiento, 2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y, 3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el Responsable. Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones de Vanti bajo la presente política y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables. Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado: 1. Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. 2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. 3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

12 OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

De acuerdo al artículo 23 del Decreto 1377 de 2013, todo Responsable y Encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012 y el presente decreto.

La función del oficial de protección de datos o el área encargada de protección de datos en la organización, es la de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por ésta para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de Datos Personales dentro de la compañía.

El oficial de protección de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa integral de protección de datos personales que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.

El área de Ética y Cumplimiento, es el área designada como Oficial de Protección de Datos.

13 REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, Vanti deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

13.1 Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales:
Las bases de datos sujetas a tratamiento tendrán una vigencia de acuerdo a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.2.8. Cap.25 Decreto Único 1074 de 2015. (Art.11 Decreto 1377).

14 VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS
La actualización de la política rige a partir del 22/11/2018 por un término de diez (10) años y se encontrará a disposición de los titulares por medio de la página web: http://www.grupovanti.com/co.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los Datos Personales, se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la compañía y durante el ejercicio del objeto social de la compañía. Igualmente, la vigencia de las bases de datos dependerá de las finalidades del Tratamiento establecidas en la presente política y de las normas especiales que regulen la materia.

Las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento.

Cualquier cambio sustancial en la política de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

– El sitio web:

1. DATOS DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Los Responsables del Tratamiento de los Datos Personales a los que le son aplicables la presente Política de Tratamiento de Datos Personales son las organizaciones/sociedades que a continuación se relacionan: Vanti S.A. ESP identificada con NIT 800.007.813-5, GAS NATURAL CUNDIBOYACENSE identificada con NIT 830.045.472-8, GAS NATURAL SERVICIOS S.A.S identificada con NIT 900.225.341-8, Vanti Plus S.A.S. identificada con NIT 830.062.040-1, sociedades domiciliadas en Bogotá, GASORIENTE S.A E.S.P identificada con NIT 890.205.952 -7, GASNACER S.A. ESP identificada con NIT 804.000.551-3, sociedades domiciliadas en Bucaramanga con dirección electrónica: www.grupovanti.com y teléfono 307 8121 (Bogotá, D.C.) o 01 8000 942 794 (resto del país).
Para efectos exclusivos de esta Política, las organizaciones/sociedades previamente relacionadas, serán denominadas en adelante Vanti, bajo el entendido que cada una de ellas, mantiene su autonomía e independencia como Responsables y/o Encargado de Tratamiento de Datos Personales.

2. ALCANCE
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de las sociedades que integran Vanti cada una individualmente considerada como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales, tal como se mencionó antes.
En el desarrollo de sus actividades comerciales Vanti, ha diseñado la presente Política, la cual refleja los principios y reglas establecidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales con el fin de garantizar el derecho al Habeas Data de los Titulares de información personal.
Los Encargados de tratamiento de datos personales deberán dar cabal cumplimiento a la presente política.

3. APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO

Fundamentados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 – hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto único 1074 de 2015, que desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia, Vanti , ha implementado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales por la cual se regirán todas las áreas de la compañía y los terceros a quienes se encargue el tratamiento de datos Personales suministrados a Vanti, con el fin de respetar todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales y cumplir cabalmente con los parámetros establecidos en las normas mencionadas.


4. DEFINICIONES

ACCESO RESTRINGIDO: Vanti no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo sólo a las personas Autorizadas.
AVISO DE PRIVACIDAD: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por Vanti dirigido al Titular para informarle que le será aplicable la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la forma en que puede conocer su contenido, y qué finalidad se dará a sus Datos Personales.
BASE DE DATOS: Consiste en un conjunto organizado de Datos Personales que es objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Son facultativas las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento de los Datos Personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública. Son facultativas las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
CALIDAD DEL DATO: El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, Vanti deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.
CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los Datos Personales sólo serán ser Tratados por aquel personal de Vanti o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o terceros vinculados legal o contractualmente dentro de las finalidades previstas en la presente Política. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por Vanti para Tratarlos.
CONFIDENCIALIDAD: Vanti se compromete a tratar tal y como lo define el literal h) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial los Datos Personales de los titulares haciendo uso de los mismos, exclusivamente para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho Tratamiento. Vanti informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica, administrativa y humana necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Es aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Vanti actúa como Encargado Del Tratamiento de Datos Personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de un Responsable Del Tratamiento.

NECESIDAD: Los Datos Personales sólo pueden ser Tratados en la medida y durante el tiempo que la finalidad de su Tratamiento lo justifique.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Vanti actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, determine los fines y los medios esenciales del tratamiento de los datos. Para efectos exclusivos de esta Política, las organizaciones/sociedades previamente relacionadas, denominadas Vanti, mantienen su autonomía e independencia como Responsables del Tratamiento de Datos Personales.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales, previa autorización, informada, clara y expresa son objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice Vanti o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la empresa tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.

TRANSMISIÓN: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de Vanti.

OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la persona dentro de Vanti, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Tratamiento de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Presidente de cada una de las empresas.

La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario dentro de la compañía.


5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales deberá obedecer a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular del dato, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales, la que en todo caso se encuentra publicada en la página web: http://www.grupovanti.com/co link: http://www.grupovanti.com/co/1297104539727/aviso+legal. La finalidad particular del Tratamiento de un Dato Personal se informará al Titular del Dato Personal al obtener su Autorización. De manera general, las principales finalidades del Tratamiento de Datos Personales por parte de Vanti, son pero no se limitan a:
1) Realizar todos los procesos necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias en relación con los empleados de Vanti.
2) Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema de Seguridad Social Integral.
3) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de Vanti.
4) Cumplir los procesos internos de Vanti en materia de administración de proveedores y contratistas.
5) Crear bases de datos de acuerdo a las características y perfiles de los titulares de Datos Personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley.
6) Mantenimiento, desarrollo y gestión de la relación precontractual, contractual y poscontractual que mantiene el titular de los datos con Vanti en Colombia.
7) El suministro de los datos a las empresas pertenecientes a Vanti para el envío de comunicaciones comerciales de sus productos, beneficios y ofertas.
8) El suministro de los datos a terceros colaboradores quienes prestan, entre otros, servicios exequiales, de salud, hogar, seguros, recreación y alimentación para el envío de comunicaciones comerciales de sus productos, beneficios y ofertas.
9) La transferencia y/o transmisión internacional de sus Datos Personales para poder garantizar la correcta prestación de los servicios a que nos hemos comprometido en el Contrato de Condiciones Uniformes.
10) Prestación de servicios públicos.
11) Realizar una gestión contable, administrativa, y fiscal para la facturación, cobros y pagos, gestión económica y económica, gestión contable, gestión fiscal de proveedores y clientes.
12) Establecer un histórico de relaciones comerciales, realizar fidelización de los clientes, realizar prospección comercial y encuestas de opinión.
13) Gestión de avisos de urgencias, gestión de reparaciones control de calidad y estadísticas varias.
14) Verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con proveedores, contratistas y terceros.
15) Atención y resolución de reclamaciones de clientes de la sociedad y atención de ofertas de servicios y productos.
16) Registro y gestión de ejercicios de derechos de los Titulares en materia de protección de datos.
17) Gestión de proveedores, gestión de cobros y pagos estadísticas, control de calidad, gestión de adquisición de bienes y servicios y control de instalaciones.
18) Adelantar las actividades propias del objeto social de las empresas Vanti y aquellas derivadas de la relación normal con un proveedor de bienes o servicios, contratistas o un tercero con quien celebra acuerdos de colaboración.
19) Gestión de recursos humanos, gestión de nómina, gestión de controles de calidad y productividad, gestión administrativa, gestión de pensionistas y jubilados.
20) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos.
21) Utilizar información de los empleados de las empresas Vanti (datos, fotos, videos) y la de la familia (incluida la de menores de edad) únicamente para circular internamente con fines informativos mediante boletines, intranet, etc.
22) Contribución activa y voluntaria de la compañía al mejoramiento social económico y ambiental.
23) Registro de entrada y salida de equipos de cómputo.
24) Seguridad y control de acceso a edificios.
25) Realización de la tarjeta personal que permite el acceso controlado a las instalaciones de las empresas de Vanti.
26) Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones del Responsables del Tratamiento, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del Responsable Del Tratamiento y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
27) Remitir información que pueda resultar de interés para el accionista o interesados suscritos, así como conocer y controlar la estructura accionaria de la sociedad a una fecha dada.
28) Presentar quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de contrato.
29) Prestar servicios entre las empresas Vanti.
30) Gestión de la documentación física de la compañía.
31) Envió de SMS a clientes para el ofrecimiento de productos y servicios, acciones de fidelización y recordar obligaciones.
33) Evaluación de productos, canales, servicio, precio, piezas y campañas.
34) Análisis de competitividad del producto, precio, servicio.
35) Conocimiento del cliente y análisis/evaluación de su experiencia.
36) Levantamiento de potenciales y segmentos.
37) Complementariedad con encuestas, estudios, investigaciones de alto nivel.
38) Las demás finalidades que determine Vanti en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley.

6. CATEGORÍAS ESPECIALES
6.1 DATOS PERSONALES SENSIBLES:

De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, sólo procederá la autorización para Tratamiento de Datos Sensibles cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
1) Que haya autorización explícita del Titular de los Datos Sensibles;
2) Que el Titular conozca que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información;
3) Que se informe al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
De igual forma, se podrá hacer uso y Tratamiento de ellos cuando:
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Teniendo en cuenta lo anterior y en virtud del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013 , se informa a todos los Titulares que en caso de Tratamiento de Datos Personales Sensibles, por tratarse de datos sensibles, no se está obligado a autorizar su tratamiento.

6.2 DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
-Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
-Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de Vanti, tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Vanti salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por Vanti o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales;
d) Acceder en forma gratuita, al menos cada mes calendario, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Vanti.
La revocación de la autorización o supresión de los datos personales, podrá solicitarse sobre la totalidad o parte de los datos que comprenden la autorización otorgada de que trata el presente documento de Política de Tratamiento de la Información.
f) Formular Consultas y Presentar reclamos escritos ante Vanti de conformidad con al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y con la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en los siguientes casos, entre otros:
1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
2. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Excepciones al Derecho de revocatoria de la autorización y/o la supresión de Datos Personales
Es importante aclarar a los Titulares de Datos Personales cuya información repose en las bases de datos de Vanti que el derecho de cancelación no es absoluto y se puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés.

Por tanto, ante una solicitud de cancelación, el dato se conservará para estas finalidades exclusivamente, debiendo excluirse su Tratamiento para cualquier otra finalidad.

8. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

8.1 PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS:
8.1.1 Derechos Garantizados:

Mediante el presente procedimiento, Vanti y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
8.1.2 Responsable de atención de consultas:
El Responsable de atender estas solicitudes será el Oficial de Protección de Datos Personales de Vanti quien recibirá y dará trámite a las solicitudes que se reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en la presente política.
8.1.3 Medios de Recepción de Solicitudes de Consulta:
El Titular o sus causahabientes podrá remitir su consulta a la Calle 71 A No. 5-38, Bogotá D.C., o al correo electrónico [email protected], y/o a través del portal http://www.grupovanti.com/co ingresando por el enlace “Oficina Virtual”, siguiendo los siguientes pasos: 1. Si no se ha registrado, regístrese. 2. Una vez registrado, haga “click” en la pestaña “Mis Peticiones”. 3. Escoja la póliza. 4. Haga “click” en “Realizar petición” y 5. En el campo “Comentarios”, envíenos su Solicitud
8.1.4 Plazos de Respuesta a consultas:
Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
8.1.5 Prórroga del plazo de Respuesta:
En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

8.2 PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS:
8.2.1 Derechos Garantizados mediante el procedimiento de reclamos:
a) Corrección o Actualización: Vanti y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de Corrección o Actualización.
b) Revocatoria de la autorización o Supresión de los datos Personales: Vanti y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de Solicitar la Revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo, se garantiza el derecho de presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la ley 1581 de 2012 o de la presente Política de tratamiento de datos personales.
8.2.2 Responsable de atención de Reclamos:
El responsable de atender los reclamos presentados por los titulares será el Oficial de Protección de Datos Personales de Vanti quien recibirá y dará trámite a los reclamos que se reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la ley 1581 de 2012 y en la presente política.
8.2.3 Medios de Recepción y Requisitos legales de los Reclamos:
El Titular o sus causahabientes podrán remitir su reclamación a la Calle 71 A No. 5-38, Bogotá D.C., o al correo electrónico [email protected], y/o a través del portal http://www.grupovanti.com/co ingresando por el enlace “Oficina Virtual”, siguiendo los siguientes pasos: 1. Si no se ha registrado, regístrese. 2. Una vez registrado, haga “click” en la pestaña “Mis Peticiones”. 3. Escoja la póliza. 4. Haga “click” en “Realizar petición” y 5. En el campo “Comentarios”, envíenos su Solicitud.
Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:
1) Identificación del Titular; 2) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; 3) Dirección del Titular y/o sus causahabientes y 4) Documentos que se quieran hacer valer.
8.2.4 Reclamaciones sin cumplimiento de Requisitos legales:
En caso que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.
8.2.5 Desistimiento del Reclamo:
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
8.2.6 Recepción de reclamos que no correspondan a la empresa:
En caso que Vanti reciba un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
8.2.7 Inclusión de leyenda en la base de datos:
Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, Vanti incluirá en la base de datos donde se encuentren los datos personales del Titular, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
8.2.8 Plazos de Respuesta a los Reclamos:
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
8.2.9 Prórroga del plazo de Respuesta:
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8.2.10 Procedimiento de Supresión de Datos Personales:
En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, Vanti, deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

9 DEBERES DE VANTI COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Cuando Vanti actúe como Responsable (que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos), cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados. k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. Vanti tendrá presente, en todo momento, que los Datos Personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

10 DEBERES DE VANTI CUANDO ACTÚE COMO ENCARGADO
Sin perjuicio de lo contenido en la ley, son deberes de Vanti en calidad de Encargado del tratamiento, los siguientes:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos personales. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por el titular en los términos señalados en la presente ley. f) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley. g) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. i) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. j) Verificar la existencia de la autorización y su alcance. K) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


11 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES.

En caso que se envíe, transfiera o transmita datos dentro o fuera del país siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia o transmisión. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, Vanti deberá verificar que cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita transferir o transmitir sus datos personales.
En los eventos de transmisión de datos en los que no medie la autorización toda vez que se cuenta con un contrato en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, Vanti adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley. En especial establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que señalará: 1. Alcances del tratamiento, 2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y, 3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el Responsable. Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones de Vanti bajo la presente política y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables. Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado: 1. Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. 2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. 3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

12 OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

De acuerdo al artículo 23 del Decreto 1377 de 2013, todo Responsable y Encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012 y el presente decreto.

La función del oficial de protección de datos o el área encargada de protección de datos en la organización, es la de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por ésta para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de Datos Personales dentro de la compañía.

El oficial de protección de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa integral de protección de datos personales que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.

El área de Ética y Cumplimiento, es el área designada como Oficial de Protección de Datos.

13 REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, Vanti deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

13.1 Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales:
Las bases de datos sujetas a tratamiento tendrán una vigencia de acuerdo a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.2.8. Cap.25 Decreto Único 1074 de 2015. (Art.11 Decreto 1377).

14 VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS
La actualización de la política rige a partir del 22/11/2018 por un término de diez (10) años y se encontrará a disposición de los titulares por medio de la página web: http://www.grupovanti.com/co.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los Datos Personales, se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la compañía y durante el ejercicio del objeto social de la compañía. Igualmente, la vigencia de las bases de datos dependerá de las finalidades del Tratamiento establecidas en la presente política y de las normas especiales que regulen la materia.

Las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento.

Cualquier cambio sustancial en la política de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

– El sitio web: http://www.grupovanti.com
– Correo electrónico enviado a los titulares

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

– Correo electrónico enviado a los titulares

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.